Stress und Hektik sind keine guten Begleiter – so sind sie zu vermeiden
von Agentur belmedia
Zeit ist ein wertvolles Gut unseres Lebens! Deshalb sollte Zeit durch eine kluge Planung effektiv eingesetzt werden. Das Loslassen von eingefahrenen Gewohnheiten und ein bewusstes Achten auf Entschleunigung im Alltag helfen, der Hektik den Rücken zu kehren und sogar mehr zu schaffen. Wie das gehen soll, lesen sie hier!
Nicht alles ist eilig
Viel zu oft nehmen wir uns selbst in die Zwickmühle, wenn wir uns Termine auferlegen. Mit der Hoffnung, dass alles, was den Stempel „eilt“ bekommt, auch prompt schnell erledigt sei, setzen wir uns selbst unter Druck. Wird in Ruhe sondiert, was eilt und sich wirklich nicht verschieben lässt, ist ein wichtiger Schritt getan, um Zeit als produktiven Faktor einzusetzen. Eine sinnvolle Strukturierung der Abläufe bei der Bewältigung von Aufgaben bringt nicht nur Ordnung ins vermeintliche Chaos, es hilft auch zeitaufwendige Dinge von weniger zeitaufwendigen zu trennen und planvoll vorzugehen. Vor Beginn einer Aufgabe oder eines Projekts sollte möglichst mit allen Beteiligten geklärt werden, was schnell erledigt werden kann und was sich gar nicht schnell erledigen lässt, wenn nicht die Qualität drunter leiden soll.
Auf die Prioritäten kommt es an
Um Stress und Hektik die Stirn zu bieten, sollte man lernen, Prioritäten zu setzen. Menschen, die ihre Zeit gut planen können, besitzen diese Fähigkeit, wirklich wichtige Dinge von weniger wichtigen zu trennen. Sie können strukturiert arbeiten und kommen so nur selten in zeitliche Engpässe. Auch wenn manche Leute darüber erstaunt sind, es ist kein Wunder, dass diese Zeitgenossen mit überdurchschnittlich guten Arbeitsergebnissen aufwarten können. Ihnen gelingt es, durch strukturiertes Arbeiten Stress und Hektik nicht an sich heranzulassen.
Der Routine den Kampf ansagen
Überlegen Sie einmal, wo sich in Ihrem Arbeitsalltag überall Routine eingeschlichen hat und wie viel Ihrer Arbeitszeit mit routinierten Handlungen ausgefüllt wird. Haben Sie schon einmal überprüft, was davon alles unbedingt notwendig ist? Eine genauere Überprüfung wird Ihnen schnell zeigen, wie viel Zeit mit unsinnigen Routinen vergeudet wird. Da wären beispielsweise das wöchentliche Team-Meeting, das durch Kaffeeklatsch künstlich in die Länge gezogen wird, oder Arbeitsabläufe, die durch schlechte Koordination nicht optimal gestaltet sind. All das raubt wertvolle Zeit, die für die eigentliche Erledigung der Aufgaben fehlt.
Um der Routine den Kampf anzusagen, sollte auch überlegt werden, wie Arbeiten so verteilt werden können, dass sie auf mehreren Schultern lasten. Gehen Sie der Frage nach, welche Aufgaben Sie nicht zwingend alleine erledigen müssen. Verteilen Sie dann entsprechende Aufgaben an Ihre Kollegen, die dafür ein Zeitfenster haben.
Schalten Sie einen Gang runter
Hektik und Stress im Alltag schaden auf Dauer der Gesundheit. Körper und Seele brauchen Ruhepole. Können Sie schon im Arbeitsalltag Prozesse nicht entschleunigen, dann versuchen Sie wenigstens in Ihrer Freizeit das Tempo zu drosseln. Statt das Auto zu nehmen, gönnen Sie sich eine Auszeit zu Fuss oder mit dem Rad. An der frischen Luft gewinnen Sie Zeit zum „Auftanken“, Zeit, die Ihnen für die Entwicklung von beruflichen Ideen wieder zugutekommt.
Auch im familiären Bereich können Abläufe ruhiger gestaltet werden. Die Kinder werden nur selbstständig, wenn sie auch frühzeitig so erzogen werden. Ihre Zimmer können sie selbst aufräumen, auch die Schulmappen können sie selbst packen. Geben Sie Ihnen die Zeit dafür und Sie werden selbst zeitlich davon profitieren. So ist das Familienleben gleich viel entspannter.
Der Hektik den Rücken kehren und selbst gestalten
Setzen Sie die in der Freizeit gewonnen Erfahrungen auch im Arbeitsleben um und sichern Sie sich den Zugewinn an Zeit. Sie haben es in der Hand, das Tempo der Arbeitsabläufe zu bestimmen. Hetzen Sie also Ihre Mitarbeiter nicht unnötig und setzen Sie sich selbst auch nicht unter Zeitdruck. Das erfordert, dass Sie klare Ansagen machen, was in einer bestimmten Zeit realisierbar ist und was nicht beziehungsweise wann etwas realisierbar ist.
Unterstützung können Sie sich beispielsweise von erfahrenen Projektmanagern holen. Sie können Ihnen helfen, Aufgabenstellung und Zeit in ein vernünftiges Verhältnis zu setzen. Ausserdem hat sich als hilfreiche Methode bewährt, alles gewissermassen auf null zu stellen und mit der Organisation von Grund auf neu zu beginnen. Wenn Sie Ihre Arbeit neu organisieren, sollten Sie folgende Überlegungen berücksichtigen:
- Welche Arbeiten haben Priorität und müssen zuerst getan werden?
- Welche Aufgaben sind nicht so wichtig und können später erledigt werden?
- Was und an wen kann verteilt werden?
- Welche Arbeitsabläufe müssen entschlackt werden?
- Wie lassen sich Arbeiten sinnvoller einteilen?
Wenn Sie diese fünf Punkte für Ihre Überlegungen heranziehen, werden Sie schnell merken, dass Sie selbst für ein umfangreiches Arbeitspensum mehr Übersicht erzielen. Damit geraten Sie weniger unter Druck und haben die Möglichkeit, ohne vermeintliche Hektik selbst zu gestalten.
Tipps für die künftige Planung
Machen Sie sich einen Zeitplan, in dem alle Aufgaben mit entsprechendem Zeitvolumen erfasst sind. So verschaffen Sie sich schnell einen Überblick darüber, ob noch Zeitfenster für weitere Aufgaben zur Verfügung stehen. Sollten weitere Aufgaben an Sie herangetragen werden, denken Sie an Ihren Plan! Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen und geben Sie einen möglicherweise entstehenden Druck nicht ungefiltert an Ihre Mitarbeiter weiter.
Oberstes Bild: Stress und Hektik sind zu unliebsamen Begleitern unseres Alltags geworden. (© Kaspars Grinvalds / Shutterstock.com)
