Wann Sie besser E-Mails verschicken als Telefonate zu führen
von Agentur belmedia
Obgleich diese Kriterien die E-Mail als Kommunikationsmedium negativ belasten, hat sie doch auch viele Vorteile gegenüber dem Telefonat. Untersuchungen haben ergeben, dass – entgegen weit verbreiteter Meinungen – in manchen geschäftlichen Situationen eine E-Mail die vorteilhaftere Kommunikationsform ist als das persönliche Gespräch im Telefonat. Folgende fünf Situationen sollen diese Aussage untermauern.
1. Das direkte Gespräch könnte zu Verbindlichkeiten führen, die Sie gar nicht bezweckt haben.
Diffizile Themen, die nach Ihrer Meinung eher ein längeres Abwägen verlangen, möchte Ihr Gesprächspartner zügig abhandeln und verlangt von Ihnen schnelle Entscheidungen oder Stellungnahmen. Sie werden dadurch in eine Situation gebracht, die Ihnen missfällt und sehen sich genötigt, darauf zu reagieren. Die wenigsten Menschen können sich diesem unbewussten Zwang entziehen, verbindlich oder zumindest kompetent zu antworten. Am Ende ärgern Sie sich über sich selbst, dass Sie in eine Verbindlichkeit hineinmanövriert worden sind, die Sie vermeiden wollten. In derartigen Situationen wäre eine E-Mail, die das Anliegen schildert und Ihnen die nötige Zeit zum Überlegen gibt, die für Sie bessere Kommunikationsform. Durch eine kurze Empfangsbestätigung mit einer konkreten Zeitangabe, wann mit Ihrem Feedback zu rechnen ist, haben Sie vorerst Ihren Part erledigt.
2. Korrespondenzverlauf auch für andere transparent machen
Wenn Sie bei einer Aufgabe bereits im Planungsstadium wissen, dass Sie noch eine ganze Reihe von Mitarbeitern involvieren müssen, ist der Informationsaustausch über E-Mail vorteilhafter. Durch den E-Mail-Verkehr ist die Kommunikation eindeutig protokolliert. Indem Sie konsequent alle projektrelevanten Kommunikationsschritte per Mail erledigen, erstellen Sie gleichzeitig ein Archiv des Korrespondenzverlaufes, das für alle Beteiligten schnell abrufbar ist. Bei Telefonaten fehlt das alles, es sei denn, Sie machen Mitschnitte und lassen diese dann transkribieren.
3. Der Fertigstellungstermin Ihres Projektes ist verbindlich
Hat Ihr Projekt einen verbindlichen Fertigstellungstermin, sollten E-Mails unbedingt Teil Ihrer Strategie sein. Das kommt insgesamt der Produktivität zugute, da die Zeit für Telefongespräche schwer kalkulierbar ist. Ein bisschen Small Talk, der aber kostbare Zeit raubt, wird von vielen Gesprächspartnern erwartet. Kurz angebundene Personen gelten meist als unhöflich, was der Sache nicht gerade dienlich ist.
Da eine präzise Zeitplanung für den Projektverlauf unerlässlich ist, könnten Telefonate, deren Dauer Sie in Summe nicht genau einschätzen können, Ihren Zeitplan negativ beeinflussen. Viele Projektmanager unterschätzen diesen wichtigen Faktor für Ihre Deadline. Hingegen können Sie eine gute zeitliche Kalkulation vornehmen, wenn Sie sich täglich für die Bearbeitung der E-Mails ein bestimmtes Zeitfenster freihalten.
4. Stress aus dem Wege gehen
Nachgewiesenermassen bauen anstehende Telefonate mehr Druck auf als noch zu schreibende E-Mails. Das hat psychologische Ursachen. Jedes Telefonat, das einen direkten Kontakt zum Gesprächspartner herstellt, verlangt Ihren vollen persönlichen Einsatz, wenn es erfolgreich sein soll. Natürlich sind soziale Kompetenz und emotionale Intelligenz auch im schriftlichen Verkehr gefragt, doch da haben Sie – im Gegensatz zum Telefonat – Zeit zum Überlegen. Ausserdem kann ein Telefonat besonders anstrengend sein, wenn Sie eher introvertiert sind und zusätzlich in Ihrem Grossraumbüro ein Lärmpegel herrscht, der Ihnen die doppelte Konzentration abverlangt.
Des Weiteren werden meist Telefontermine zu einem bestimmten Zeitpunkt vereinbart. Ihr Terminkalender zeigt Ihnen neben anderen fixen Verpflichtungen diesen erbarmungslos an, und der Druck wird grösser und grösser. Ganz anders können Sie mit E-Mails umgehen. Diese erledigen Sie relativ frei in dem von Ihnen festgelegten Zeitfenster. Planen Sie eine Stunde am Tag Zeit dafür ein. Vielleicht nehmen Sie sich dafür ausserhalb des gewohnten Arbeitsumfeldes eine kleine Auszeit.
Ein weiteres Problem ist darin zu sehen, dass Sie für fixe Termine fast immer Ihren Arbeitsablauf unterbrechen müssen. Forschungen haben gezeigt, dass nicht nur die Arbeitsproduktivität anschliessend auf 50 Prozent des vorherigen Wertes sinkt, auch die Wiederaufnahme des Themas dauert eine gewisse Zeit.
5. Ihre Partner sollten sich selbst informieren
Nutzen Sie die Kommunikation über E-Mails, erhöhen Sie die Chance, dass sich Ihr Gegenüber selbst über den Projektverlauf informiert, um dann weitere Fragen schriftlich zu erörtern. Bekanntlich verlassen sich bei Telefonkonferenzen Kunden oder Kooperationspartner meist darauf, dass Sie nochmals alle Informationen präsentiert bekommen und verzichten auf das eigenständige Lesen der bereits zur Verfügung gestellten Dokumente. Das ist uneffektiv für alle Beteiligten und führt ausserdem zur Verärgerung, da vorbereitende Arbeiten missachtet wurden.
Oberstes Bild: Oft hat eine E-Mail viele Vorteile gegenüber dem Telefonat. (© kazoka / Shutterstock.com)
