So klappt es mit der Neueinrichtung eines Büros
Wenn die Neueinrichtung eines Büros ansteht, müssen viele Dinge beachtet werden, damit die Arbeit anschliessend reibungslos beginnen kann.
Denn nicht jedes Bürogebäude sieht gleich aus und kann nach demselben Schema eingerichtet werden. Es ist nicht einfach damit getan, Stühle, Schränke, Computer, Drucker usw. zu kaufen. Auch um die Produktivität der Mitarbeiter hoch zu halten, ist es sinnvoll, die Räumlichkeiten so angenehm wie möglich zu gestalten.
Für einen optimal gestalteten Arbeitsplatz sind viele Faktoren wichtig. (Bild: © Picography – Pixabay.com – CC0 1.0)
Schon der falsche Bürostuhl kann sich negativ auf das Arbeitsklima auswirken
Wer den ganzen Tag sitzt, ist mangels Bewegung sehr anfällig für Rückenschmerzen, daher kann sich auch eine vermeintliche Nebensächlichkeit wie ein falscher Stuhl auf die Arbeit laut dem Portal crosswater-job-guide.com auswirken. Hierzu zählt unter anderem die Frage, ob es möglich ist, die Stühle oder auch Tische in der Höhe zu verstellen, sodass sie jeder Angestellte seinen individuellen Bedürfnissen anpassen kann. Ein Grossteil der krankheitsbedingten Ausfälle am Arbeitsplatz geht auf Rückenschmerzen zurück. Dies ist nicht zuletzt deshalb der Fall, weil viele nicht darüber nachdenken, wie sie möglichst rückenschonend arbeiten können oder auch einfach nicht die Zeit haben, während der Arbeit auf ihre Körperhaltung zu achten.
In vielen Grossraumbüros leiden die Menschen unter Rückenschmerzen. (Bild: © tpsdave – Pixabay.com – CC0 1.0)
Vielfältige Möglichkeiten, um ein Netzwerk einzurichten
Weiterhin stellt sich die Frage nach der Art des passenden Firmennetzwerks, d.h. wie die einzelnen Mitarbeiter auf die Firmendaten zugreifen können. Eine einfache Möglichkeit für kleine Unternehmen ist die sogenannte Arbeitsgruppe, die sich dadurch kennzeichnet, dass alle Rechner über denselben Router auf das Internet und die zu nutzenden Daten zugreifen.
Die Hardware, die hierfür nötig ist, ist ziemlich überschaubar, da neben den internetfähigen Computern ansonsten nur ein Router sowie möglicher Weise ein Switch benötigt wird. Bei Letzterem handelt es sich um eine Art Erweiterung eines Routers, der dann benötigt wird, wenn mehr Rechner über den Router auf das Internet zugreifen als Steckplätze zur Verfügung stehen. Dies ist natürlich nicht nötig, wenn der Zugriff auf das Internet über eine drahtlose Verbindung erfolgt. Jedoch verzichten viele Firmen in ihren Räumlichkeiten aus Sicherheitsgründen auf W-LAN.
Für grössere Büros ist diese Variante eher ungeeignet und es bietet sich daher an, zum Beispiel auf ein Netzwerk mit Domäne zu setzen. Das bedeutet, dass ein firmeneigener Server sowie ein Betriebssystem für den Server vorhanden sein müssen. Der Vorteil dieser Variante ist, dass die Nutzerkonten von jedem PC aus abgerufen werden können, während bei einer Arbeitsgruppe lediglich eine lokale Speicherung möglich ist.
Wer sich bei der Planung Zeit lässt, kann viel Geld sparen
Ein sehr grosser Kostenfaktor in einem Betrieb sind die Themen Papier und Druck. Auch wenn es für manche umständlich erscheinen mag, sollte beispielsweise darüber nachgedacht werden, das Papier von zwei Seiten zu bedrucken. Noch viel mehr Geld als für Papier wird in aller Regel für Drucker, Patronen und Toner ausgegeben. Bei der Anschaffung eines Druckers sollte die Frage an erster Stelle stehen, was wichtiger ist: Die reinen Anschaffungskosten oder die Lebensdauer des Druckers?
Tintenstrahldrucker kosten zwar relativ wenig, sollen aber nicht so lange halten wie Laserstrahldrucker. Wenn sehr viel gedruckt wird, sollte weniger auf den konkreten Anschaffungspreis geachtet werden, sondern auf den Preis für Tinte und Toner. Der Grund dafür ist, dass die Preise für Drucker in den letzten Jahren stetig zurückgegangen sind, während die Preise für Tintenpatronen und Toner gleichbleibend hoch sind. Ein paar Klicks reichen aus, um einen Überblick über die Kosten zu erlangen. Auf toner-up.ch können die Kosten für Drucker, Patronen und Toner aller gängigen Hersteller verglichen werden, seien es Original Toner, Rebuilt Toner oder Refill Toner. Dies verschafft einen ersten Überblick über die derzeitigen Preise. Wer noch weitergehende Informationen sucht, der kann zum Beispiel auch einfach nach den Druckkosten pro Seite suchen.
Die Kosten pro gedruckter Seite sind sehr unterschiedlich. (Bild: © jarmoluk – Pixabay.com – CC0 1.0)
Wer wenig Erfahrung mit der Einrichtung eines neuen Büros hat, der sollte sich von Fachleuten beraten lassen. Es gibt viele Firmen, die sich auf die Einrichtung von Grossraumbüros spezialisiert haben. Hierbei wird die gesamte Planung und Einrichtung durch einen externen Anbieter übernommen. Es finden sich im Netz viele kostenlose Videos zum Thema Büro einrichten, mit denen es leicht fällt, auch ohne grössere Erfahrung ein Gefühl für die Thematik zu bekommen.
Für viele Unternehmen stehen möglichst geringe Kosten in fast allen Bereichen an erster Stelle. Doch bei der Neueinrichtung eines Büros ist es von Vorteil, wenn Kosten und Nutzen gegeneinander abgewogen werden. In einem Grossraumbüro, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen, wird grundsätzlich besser und konzentrierter gearbeitet, als in einem Büro, in dem dies nicht der Fall ist. Nicht nur die Beschaffenheit der Einrichtung des Büros ist wichtig, um effektiv arbeiten zu können, sondern auch Faktoren wie der Lichteinfall spielen hierbei eine nicht unerhebliche Rolle. Die beste Büroeinrichtung nützt nichts, wenn der Lichteinfall die Mitarbeiter blendet.
Oberstes Bild: © Goran Bogicevic – shutterstock.com