Offline und online erfolgreich kommunizieren
von Agentur belmedia
Erfolgreiche Führungskräfte müssen in der Lage sein, den Kommunikationsfluss strukturiert und effektiv zu bewältigen und hierfür die angemessenen Kommunikationswege und -mittel wählen. Die ideale Kommunikationsform, ob mündlich oder schriftlich, online oder offline muss dabei stets hinterfragt und gegebenenfalls angepasst werden.
Die direkte Form der Kommunikation: Das Gespräch
Den höchsten Stellenwert in der zwischenmenschlichen Verständigung hat zweifelsohne das persönliche Gespräch. Die Bedeutung der unmittelbaren Kommunikation für das Unternehmensklima und den Erfolg eines Unternehmens kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ob in der täglichen Kommunikation im Büro mit Vorgesetzten und Mitarbeitern oder in den Gesprächen mit Kunden und Partnern – qualifizierte Gespräche sind durch nichts zu ersetzen.
Wenn es darum geht, sich mit Vorgesetzten, Geschäftspartnern, Kunden, Kollegen oder unterstellten Mitarbeitern auszutauschen, ist ein unmittelbares persönliches Gespräch häufig die ideale Kommunikationsform. Um jedoch ein Gespräch auch erfolgreich zu führen, sollten einige wesentliche Punkte beachtet werden.
In der direkten Kommunikation sollten Sie stets Ihre Zielstellung im Auge behalten und deshalb Gespräche bewusst strukturieren. Beachten Sie dabei, dass für ein Gespräch immer die notwendige Zeit zur Verfügung steht. Denn ein erfolgreiches Gespräch führen Sie vor allem dann, wenn Sie Ihrem Gegenüber die notwendige Aufmerksamkeit schenken und als aktiver Zuhörer signalisieren, dass Sie Ihren Gesprächspartner ernst nehmen. Beachten Sie bei einem persönlichen Gespräch besonders, dass es nicht nur darauf ankommt, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen und dass dabei auch Ihr nonverbales Kommunikationsverhalten entscheidend ist und Sie sich Ihrer Körpersprache immer bewusst sein müssen.
Neben dem persönlichen Gespräch stehen wahrscheinlich Telefonate an zweiter Stelle der häufigsten Kommunikationsweisen. Ebenso wie im direkten Gespräch sollten Sie telefonische Gespräche stets strukturiert führen und immer hinreichend Zeit dafür einplanen. Die besondere Herausforderung bei Telefonaten liegt darin, dass Sie, obwohl Sie Ihren Gesprächspartner hierbei nicht direkt vor Augen haben, sehr bewusst und aufmerksam zuhören müssen, um Stimmungen und Gefühle zu erkennen.
Indirekte Formen der Kommunikation
Die indirekte Kommunikation eines Unternehmens umfasst vor allem schriftliche Äusserungen, die äusserst vielseitig sein können. Neben Verträgen, Mitteilungen an Mitarbeiter und Kunden oder Dossiers zählen hierzu auch Dokumentationen, Pressemitteilungen oder Nachrichten in sozialen Netzwerken wie z. B. Facebook.
Führungskräfte, die für eine erfolgreiche Kommunikation im Unternehmen Sorge zu tragen haben, sollten nicht zuletzt darauf achten, dass sie möglichst umfassend über die schriftliche Kommunikation ihres Unternehmens informiert sind und den Inhalt offizieller Schriftstücke kennen. Ebenso wie in der mündlichen Kommunikation sollten Sie beim schriftlichen Austausch einige wesentliche Grundsätze berücksichtigen.
Für das Verfassen wie für die Kenntnisnahme von Schriftstücken sollte ausreichend Zeit zur Verfügung stehen. Insbesondere wenn Mitteilungen in Ihrem Namen versandt werden, sollten Sie diese gründlich lesen und kontrollieren, auch wenn dies mit einem hohen Zeitaufwand verbunden sein mag. Dies gilt selbstverständlich auch für Schriftstücke, die in elektronischer Form erstellt werden, wie für E-Mails oder SMS-Nachrichten.
Elektronische Kommunikation effektiv managen
Angesichts der Vielzahl von elektronischen Mitteilungen, die Tag für Tag im Büro oder dank mobiler Endgeräte auch unterwegs eingehen, ist es notwendig, dieser Nachrichtenflut strukturiert zu begegnen, um nicht kostbare Zeit und Energie zu vergeuden. Vor allem die Bearbeitung von E-Mails nimmt in der modernen Kommunikation einen hohen Stellenwert ein und sollte daher nach festgelegten Kriterien erfolgen.
Empfehlenswert ist es immer, eingehende E-Mails nach einem sinnvollen System zu sortieren und beispielsweise mehrere Postfächer einzurichten, in denen wichtige bzw. unwichtige Nachrichten landen. Ebenso ist eine Sortierung nach Adressen und Aufgabenbereichen meist sehr hilfreich.
Für die Bearbeitung der elektronischen Post empfehlen Experten die Einhaltung eines strikten Zeitplanes. Beispielsweise sollten Sie E-Mails nicht häufiger als dreimal am Tag lesen und beantworten, da die permanente Kontrolle der elektronischen Post sonst zu viel Zeit raubt. Am besten checken Sie Ihre E-Mails einmal am späten Vormittag und ein letztes Mal eine Stunde bevor Sie das Büro verlassen wollen.
Nachrichten, die nicht mit Ihrer Arbeit im Zusammenhang stehen, sollten Sie sofort löschen. Anhand der Betreffzeile erkennen Sie schnell, welche Nachrichten nur Werbung oder Spam sind und unverzüglich in den Papierkorb sortiert werden sollten. Private E-Mails sollten Sie nach Möglichkeit nur zu Hause lesen und bearbeiten.
Für die Bearbeitung von E-Mails empfiehlt sich ebenfalls eine strukturierte Form. Nur Nachrichten, die eine umgehende Antwort erfordern, sollten sofort beantwortet werden. Für die meisten E-Mails reicht es meistens aus, diese zu beantworten, wenn eine sinnvolle Anzahl zusammengekommen ist. Nehmen Sie sich für die Beantwortung immer genügend Zeit – nichts ist ärgerlicher als Flüchtigkeitsfehler in schnell getippten E-Mails – und achten Sie beim Versenden darauf, an wen Sie Ihre Nachrichten schicken.
Aufgrund der zunehmenden Digitalsierung unserer Arbeitswelt wird die elektronische Kommunikation weiter zunehmen. Mit einer sinnvollen Organisation können Sie diese Herausforderung meistern und zu Guter letzt sollten Sie stets daran denken, dass bei allen Vorteilen, die die elektronische Kommunikation bietet, ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat oftmals effizienter und erfolgreicher sein können.
Erfolgreiche Kommunikationstalente beherzigen die Formel, nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich zu kommunizieren, um neben der Kommunikation die eigentlichen Aufgaben einer Führungskraft nicht aus den Augen zu verlieren.
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