Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft

Die Heilsarmee Schweiz bietet in der Schweiz mit über 2’000 Mitarbeitenden zahlreiche Dienstleistungen in der Flüchtlingshilfe, betreibt verschiedene Sozialinstitutionen und zahlreiche Brockenstuben. Dass die Mitarbeitenden in der Verwaltung seit Anfang Jahr produktiver und effizienter arbeiten können, verdanken sie der Branchen-Softwarelösung für NPO und Verbände von Data Dynamic AG.

Die Leistungsvielfalt und die dezentrale Organisation der Stiftung Heilsarmee Schweiz stellen hohe administrative Anforderungen. Dank der Partnerschaft mit dem Softwareunternehmen Data Dynamic AG arbeitet die Stiftung seit Anfang 2018 erfolgreich mit der zentralen Businesssoftware MS Dynamic NAV. Sie erleichtert bereits zahlreichen Schweizer Nonprofit-Organisationen und Verbänden die Arbeit, macht sie effizienter und ebnet ihnen den Weg in die digitale Zukunft.

Ausgangslage

Die Heilsarmee Schweiz ist an über 180 Dienststellen tätig. Dort wurde in der Vergangenheit in einer heterogenen Systemumgebung mit unterschiedlichen ERP-Produkten gearbeitet. Die Folge: schwerfällige administrative Prozesse und dezentral verteiltes Wissen erschwerten die Administration und die interne Kommunikation. Ziel war es, ein zentrales, alle Kernprozesse abdeckendes Gesamtsystem einzusetzen. Auf der Suche nach einem geeigneten System reifte bereits in einer frühen Konzeptphase die Erkenntnis, dass eine früher angedachte Lösung nur mit enormem finanziellem Aufwand realisierbar wäre. In einem neuen Evaluationsprozess setzte sich Data Dynamic AG mit ihrer erprobten Branchenlösung für NPO und Verbände durch.

Projektziele

Die Stiftung Heilsarmee definierte folgende Projektziele:

– Ablösung der verschiedenen bestehenden ERP-Lösungen mit MS Dynamics NAV
– Entwicklung eines zentralen Gesamtsystems für alle Kernprozesse
– Integration von 180 Dienststellen in 1 System.
– Vereinfachung der operativen Prozesse, zum Beispiel Import der Finanzdaten aus externen Systemen
– Relevante Informationen wie Finanzabschlüsse, Kostenrechnung und Fonds sind auf allen Ebenen effizient und sofort ersichtlich
– Geographische Abdeckung der Deutschschweiz und der Romandie
– Das Know-how ist auf mehrere Personen verteilt
– Manuelle Schnittstellen sind weitgehend automatisiert

Herausforderungen

– Die über 100 Mandanten sollen auf 10 Mandanten reduziert werden, mit Abbildung der Dienststellen als zusätzliche Dimension innerhalb eines Mandanten.
– Aus Benutzersicht soll die Wahl eines bestimmten Mandanten auch mit der Wahl einer oder mehrerer Dienststellen verknüpft werden können.
– Die gesamten Funktionalitäten sind auch in französischer Sprache verfügbar.
– Abbildung der Prozesse aus dem Bereich Migration

Zur Lösung dieser Problemstellung entwarf das Design-Team der Data Dynamic AG einen Prototyp, der in Konzept-Workshops präsentiert, und, zusammen mit dem Kernteam der Heilsarmee, verfeinert wurde.

Lösungsweg

In 34 teilprojektbezogenen Workshops erarbeiteten Teams der Data Dynamic AG und der Heilsarmee Lösungen für über 500 Anforderungen. Mittels Fit-/Gap-Analyse konnte nachgewiesen werden, dass zwei Drittel der Anforderungen im Rahmen des Standards abgedeckt sind. Für den Rest gab es detaillierte Lösungsvorschläge, für jedes Teilprojekt detaillierte Spezifikationen. Übergreifenden Projektaspekte flossen in ein Projektkonzept ein.

Projektvorgehen

Bereits eine Woche nach dem Go starteten die Umsetzungsarbeiten, die Projektorganisation wurde aufgebaut. Allen Beteiligten war wichtig, eine schlagkräftige Organisation zu etablieren – mit kleinen Kernprojektteams pro Teilprojekt. Mit wöchentlichen Sprints definierte man alle in der Folgewoche zu entwickelnden Funktionen und Tests. So konnte Phase 1 der Grundentwicklung in drei Monaten abgeschlossen werden. Nach jeder Grundentwicklungsphase folgten umfangreiche Gesamttests im erweiterten Benutzerkreis. Damit gelang es, die umfangreichen Schulungen rechtzeitig durchzuführen.

Die neue Lösung startete mit einem ersten Schritt am 1. Januar 2019 im Hauptquartier der Heilsarmee und bei ausgewählten Pilotinstitutionen, darunter bei der grössten Institution in Genf.

«Mit Data Dynamic AG hatten und haben wir einen kompetenten und erfahren Partner zur Seite, der uns mit Microsoft Dynamics NAV eine ganz starke Softwarelösung entwickelt und implementiert. Die um-fassenden Anforderungen der Heilsarmee wurden optimal umgesetzt, die gesamte Organisation arbeitet effizienter. Für alle Projektmitarbeitenden war es ein toller Erfolg, dass der produktive Start im geplanten Umfang und rechtzeitig gelang.» Philip Bates, Projektleiter, Stiftung Heilsarmee Schweiz

«Grosses gegenseitiges Vertrauen und hohe Kompetenz seitens der Heilsarmee prägten die Zusammenarbeit von Beginn an. Auch in hektischen Momenten fanden wir zusammen konstruktive Lösungen. Entsprechend hoch war und ist die Motivation, für die Heilsarmee eine gute, zukunftsorientierte Lösung zu erarbeiten und zeitgerecht einzuführen.» Alexander Hulfeld, Mitglied Geschäftsleitung, Data Dynamic AG

Stiftung Heilsarmee Schweiz

– Die Heilsarmee Schweiz gibt es seit 1882. Sie ist eine Kirche und eine der grössten NPO der Schweiz. Sie beschäftigt über 2’000 Mitarbeitende.
– Die Heilsarmee Schweiz bildet mit Österreich und Ungarn ein gemeinsames Territorium mit Hauptsitz in Bern.
– Das Angebot der Heilsarmee umfasst folgende Dienstleistungen:
– Kirchgemeinden. Über 60 Kirchgemeinden in der Deutsch- und Westschweiz
– Soziale Institutionen. Mehr als 40 soziale Institutionen in der Deutsch- und Westschweiz
– Migration. Führung mehrerer Asylzentren im Kanton Bern und Betreuung von rund 3500 Flüchtlingen aus über 50 Herkunftsländern.
– Brocki. Heilsarmee brocki.ch bietet schweizweit (an 20 Standorten) mit ihrer Secondhandware eine Einkaufsalternative für Alltagsgegenstände an.
– Internationale Entwicklung. Projekte in den Bereichen Gesundheit, Bildung, Einkommensverbesserung und Korruptionsbekämpfung in Asien, Afrika, Lateinamerika und der Karibik.

Data Dynamic AG

Data Dynamic AG ist eine bedeutende Schweizer Anbieterin von Businesssoftware mit Standort in Bern. Fokussiert auf Microsoft Dynamics NAV, entwickelt und implementiert das Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden massgeschneiderte Branchenlösungen für das Gesundheitswesen, für NPO’s/Verbände und für weitere Branchen.

 

Quelle: Stiftung Heilsarmee Schweiz
Bildquelle: Stiftung Heilsarmee Schweiz